Порядок на столе — порядок в голове

Посмотрите на свой рабочий стол и признайте: этот хаос давно пора разобрать. А если подойти к этому делу с умом и профессиональным советом, вы не только облегчите себе жизнь, но и повысите эффективность работы.

Довольно необычный бизнес ведёт американка Реджина Лидс. Предприимчивая дама помогает клиентам… наводить порядок — во всём, начиная от личной жизни и заканчивая полкой холодильника. Мы решили опробовать её советы и, вооружившись книгой «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», навели идеальный порядок на типичном офисном столе. Вот, что у нас получилось.

Шаг 1. Избавиться от лишнего

В процессе разбора ящиков стола порой не так уж просто определить, что вам действительно нужно, а что нет. Иногда в нас говорит ложная бережливость, иногда — банальная жадность, в любом случае в результате рабочее место превращается в склад всякой ерунды из серии «а может быть, когда-нибудь пригодится». Зато по-настоящему важного вы под этой кучей хлама никогда не найдёте. Так что вот несколько советов, как отделить зёрна от плевел.

— Что-то может показаться вам нужным, но на самом деле пригодится только дома. Откладывайте эти предметы в отдельную кучку (а лучше сразу найдите для них коробку), чтобы при первой же возможности увезти их домой.

— Разбирая глубины тумбочки, вы можете обнаружить, что забыли отдать — или прикарманили — чужую собственность, как то: ручку, блокнот, степлер, книгу и т. п. Не жадничайте — верните всё владельцу, даже если это сущая мелочь; пусть лучше валяется на его столе.

— Если вы не уверены, нужна вам вещь или нет, спросите себя, когда вы в последний раз ею пользовались. Если ну очень давно или вообще никогда, избавьтесь от неё, не дожидаясь «всякого случая».

— Обязательно выбросьте все побочные продукты потребления фастфуда. Речь не идёт о грязной одноразовой посуде и крошках еды — это само собой разумеется; выкинуть надо салфетки, пакетики с сахаром, палочки, пластиковые вилки, ложки и т. п. В вашей офисной столовой наверняка навалом этого бесплатного добра, к тому же, когда вы в следующий раз решите закусить фастфудом, вам снова щедро выдадут положенные приборы.

— Трезво оцените количество канцтоваров, которое вам необходимо держать под рукой. Пачка скрепок для степлера и один блокнот про запас — это нормально; пять пачек скрепок и потенциальное собрание сочинений — явный перебор и лишняя трата рабочего пространства.

— Нашли старые исписанные ежедневники и записные книжки? Не поленитесь пролистать их и выкинуть, если в них не записаны важные контакты. Бывает и такое, что на весь блокнот приходится только две-три нужные записи, тогда перенесите их в электронный документ, а остальную макулатуру — сразу в мусор.

— Проверьте содержимое своего канцелярского стакана. Вы уверены, что вам нужны все эти ручки и карандаши? Половина из них наверняка давным-давно не пишут.

— Сколько бумаги, конвертов, клейких листочков и прочей бумаги у вас в тумбочке? Скорее всего, больше, чем понадобится в ближайшие месяц-два. Если это так, часть бумажных запасов можно смело отдать на хранение офис-менеджеру или секретарю.

— Осмотрите поверхность стола и стену около него. Удалите лишние клейкие листочки с заметками и напоминаниями, которые уже не актуальны или не нужны.

— Разберите наконец визитки, чужие и собственные. За время работы в этой компании вы могли поменять телефон, кабинет, должность и т. п., а значит, в ваших ящиках наверняка завалялись остатки старых и уже неправильных визитных карточек. Смело выбрасывайте.

Шаг 2. Сгруппировать

Отделив всё нужное от ненужного, вы должны сгруппировать своё имущество так, чтобы все сходные по функциям предметы оказались в одном (и правильном) месте. Например, писчие принадлежности — одна группа; скрепки, скотч, ножницы и клей — другая; дезодоранты, салфетки, крем для рук — третья, ну и так далее.

После этого протрите стол, вытряхните и простелите бумагой ящики — и приступайте к последнему шагу.

Шаг 3. Разложить по порядку

То, как вы разместите предметы на столе и в тумбочке, во многом зависит от ваших индивидуальных особенностей. Например, если вы правша, телефон и стакан с ручками, соответственно, лучше держать с правой стороны. Впрочем, есть несколько универсальных правил, которые помогут вам быстрее находить нужные вам предметы и, главное, не разводить беспорядок каждый раз, как вам понадобится что-то достать.

— На поверхности стола лучше держать минимальный набор канцелярских принадлежностей. Достаточно оставить ручку, маркер и карандаш (если нужен) в специальном стакане, остальное вполне можно отправить в стол.

— Самую необходимую канцелярку обычно размещают в двух верхних ящиках стола. Нижние ящики — для предметов личной гигиены и еды, но держать их в одном ящике, конечно, ни в коем случае нельзя.

— Чтобы мелкие канцелярские принадлежности не болтались в тумбочке и не перемешивались при каждом её открытии, можно поставить в ящик специальную вставку-пенал или, если таковой не имеется, просто купить недорогие пластиковые коробки. Кстати, в этом случае можно сэкономить пространство и при необходимости запихать еду и косметику в один ящик: просто закройте продукты в один контейнер с крышкой, а всевозможную химию — в другой.

— Обратите внимание на то, что вы кладёте в заднюю часть ящика. Это так называемая «мёртвая зона», в которой как правило скапливается всякая ерунда. Если же туда попадёт что-то действительно нужное, вы можете это не найти и очень скоро забыть, что приведёт к образованию новых запасов — и новому беспорядку.

Кстати

Чаще всего, при разборе рабочего стола в ящиках «неожиданно обнаруживаются»:

— косметика,

— витамины и обезболивающие,

— еда,

— статуэтки, игрушки и другой декор,

— фотографии,

— средства личной гигиены.