В этой статье мы рассмотрим одну из самых деструктивных привычек в организации труда. Цель этой статьи помочь распознать эту привычку в себе и своих сотрудниках, понять, почему это происходит (даже с лучшими из лучших) и подсказать инструменты борьбы с «вредной привычкой» для получения наилучшего результата.
Рабочее время сотрудников — это оплачиваемый компанией ресурс. Каждая минута должна быть потрачена на благо компании. Однако, на деле происходит несколько иначе. Самые важные задачи откладываются «на потом», и исполняются в последнюю минуту с низким качеством.
На самом деле, даже очень хорошо организованные люди время от времени передвигают время исполнения задач. «Болезнью» это явление можно назвать тогда, когда это происходит хронически, мешает реализовать весь потенциал сотрудника или останавливает прогресс проекта.
Что такое промедление?
Каждый раз, когда мы переносим дела, которые должны быть сделаны прямо сейчас в пользу выполнения чего-то более приятного или легкого.
Профессор психологии Кларри Лэй исследовал явление промедления и определил это как «временный пробел между намеченным поведением и предписанным». Таким образом, промедление происходит, когда есть существенный период времени между намерением сделать работу и фактическим исполнением этой работы.
Диагностика промедления
Ниже перечислены «симптомы» которые помогут Вам распознать «болезнь»:
— Ожидание подходящего настроения для выполнения задачи;
— Рабочий день потрачен на выполнение задач низкой приоритетности;
— Чтение электронной почты без отклика на письма или без решения по ним;
— Начать сосредотачиваться над выполнением важной задачи и незамедлительно пойти попить чаю;
— Оставлять длительное время в списке дел, даже зная, что они очень важные;
— Заполнять время на исполнение неважных дел по просьбе коллег, вместо исполнения собственных дел;
— Поиск благовидных оправданий для неисполнения важных задач
На заметку
Перенос важных дел не всегда откладывание. В некоторых случаях — это целенаправленная тактика откладывания принятия решения, или расстановка новых приоритетов.
Если Вы чувствуете усталость, а исполнение задачи требует высоких затрат энергии Вы можете перенести исполнение. Если Вы отложили старт не более, чем на один день и это произошло по случаю, а не регулярно, это не является промедлением.
В своей статье «Наконец, моя статья про исследования промедления» (1986 год) Карри Лэй отвечает, поведение промедления не зависит от потребности в достижении, энергичности или чувстве собственного достоинства. Другими словами, Вы можете «заболеть» промедлением, имея потенциал успешного человека.
Почему люди откладывают «на потом»?
Причина этого может быть как в самой задаче, так и в личностных характеристиках человека.
Не всякая работа доставляет удовольствие, рутинные задачи со временем вызывают скуку и, часто, лучший способ управиться с рутиной — выполнить ее быстро, сфокусировавшись затем на чем-то более приятном.
Промедление, связанное с личностными характеристиками — дезорганизованность. Организованные люди способны справиться с искушением отложить и действуют точно согласно списку дел по их приоритетности. У них развит навык оценки затрат времени, поэтому они способны определить когда необходимо начать, чтобы задача была выполнена точно в срок. Организованность — это также способность определить наиболее эффективную последовательность шагов, необходимых для выполнения задачи.
Даже если у Ваших подчиненных есть навыки эффективной организации труда, некоторые задачи могут вызывать сомнения: достаточно ли ресурсов, есть ли необходимые навыки. В этом случае выполнение легких и знакомых задач дает чувство комфорта, легкие задачи выполняются, а сложные остаются не выполненными. Кроме того, есть вероятность, что сотрудники боятся браться за сложные задачи, так как их исполнение повлечет за собой большие требования или расширит круг обязанностей.
Это может Вас удивить, но перфекционизм — одна из причин промедления. В попытках выполнить задачу в совершенстве, перфекционисты либо отказываются ее исполнять (уверены, что не сделают ее на «5»), либо тратят много времени на наращивание необходимых навыков и знаний.
В заключение, отметим еще одну причину промедления — слабо развиты навыки принятия решений. Если человек просто-напросто не может решить что сделать, он откладывает исполнение задачи, чтобы предотвратить ошибки.
Борьба с промедлением
Промедление — это привычка, прочно закрепленный поведенческий акт. Это значит, что по щелчку пальцев это изменить невозможно. Победить вредные привычки можно путем постоянных целенаправленных тренировок, волевыми усилиями.
Вот несколько приемов борьбы с промедлением:
Создайте свою награду. За выполнение задачи в срок можно назначить хоть небольшую, но приятную награду себе или подчиненному: словесное поощрение, вполне материальный вкусный пряник
Назначьте день или возьмите под контроль. Если Вы руководитель — не забывайте проконтролировать выполнение задачи в точно назначенное время. Если Вы развиваете собственные навыки организованности, попросите кого-нибудь взять под контроль выполнение задачи. Например пообещайте вашему контролеру, что задача будет выполнена к конкретной дате и попросите его в это время запросить отчет.
Назначьте наказание за невыполненную задачу
Назначьте цену своему времени или своих сотрудников. Время, затраченное на наиболее важные задачи можно оценить выше. Оплачивайте, только время проведенное эффективно. Если Вы подчиненный — возвращайте деньги работодателю каждый раз, когда происходит промедление.
Введите правило важного дела. Каждый свой день начинайте ТОЛЬКО с выполнения той задачи, которую вы назначили наиболее важной. В этом деле как обычно, «самое главное — начать»
Как развить организованность?
Придерживайтесь списка дел, который Вы составили независимо от приятности задачи
Потребуйте от своих подчиненных предоставить Вам время от времени их матрицы важно/срочно (см последующие выпуски), чтобы расставить приоритеты и определить задачу дня. Проконтролируйте, что день начинается именно с этой задачи. В таком случае не будет оправдания в момент промедления, о том, что выполнялись «срочные» дела, именно поэтому «важная» задача откладывается.
Планировать проект должен руководитель. Согласовывать план необходимо с подчиненными. Тогда команда будет знать время начала и окончания задач.
Фокусируйте внимание на одной задаче в один момент времени. Даже в режиме «многозадачности» необходимо разбивать свое время на участки, когда Вы делаете только одну задачу. Мне помогает прием — «Я должна это сделать за … минут». Это значит, что маленький участок работы я обещаю выполнить за маленький промежуток времени. Так дело продвигается без помех.
Как преодолеть промедление сложных задач?
Разбейте задачу, на маленькие легко выполнимые участки. Начинайте работу с маленьких и легко исполнимых даже если они непоследовательны. Удовлетворенность от сделанного повышает комфорт и мотивацию.
Как преодолеть промедление неприятных задач?
Напоминайте о награде, которая назначена за выполнение
Напоминайте о наказании, которое назначено за невыполнение
Резюме
Чтобы успешно преодолеть промедление, необходимо точно знать, что оно имеет место быть. Определите когда и почему оно у Вас появляется.
Если причина промедления в самой задаче, используйте приемы решения задач.
Если причина в личной дезорганизованности, направьте усилия на развитие профессиональных навыков.
статьи
видео
