Как планировать и успевать все сделать?

Планирование дня обычно начинается с вечера.

Вечером — черновик
Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.

Утром — список дел
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.

Составляя список дел, будьте реалистами: во-первых, в дне только 16 часов (за вычетом время сна), во-вторых, кроме дел есть необходимый сервис (умыться, поесть), и, в-третьих, часть времени оставьте на непредвиденное: всегда происходит что-то, что заранее предсказать нельзя. Но можно предсказать, что это произойдет, и это время заранее учесть.

На эти форс-мажоры оставьте 2 часа из рабочего времени и еще 2 часа из личного времени. Это — вприкидку. С опытом вы будете знать точнее, какое время вы планировать можете, а сколько нужно оставить в запас на все непредвиденное.

Определите приоритеты

В первую очередь расположите дела, фиксированные по времени — встречи, совещания, обучение.
Затем расставьте остальные дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху.
Между ними обязательно вставьте участки сервиса (подготовка ваших дел), и отдыха.
План дня — запишите
Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться Документ.

Outlook
Если ваш образ жизни неразрывно связан с компьютером (ноутбуком и коммуникатором), удобным средством планирования может оказаться стандартный ежедневник-календарь Outlook. Не поленитесь с ним подружиться, это достаточно разумная система: он будет всегда с вами, все под рукой и все наглядно.

Делу — время
Для каждого дела в плане важно записать:

Планируемое время начала.
Планируемое время окончания.
Реальное время начала.
Реальное время окончания.
Оценка эффективности работы (по десятибалльной шкале).
Обязательно сервис и отдых
Обязательно оставляйте время на отдых:

Удобно делить час на 50 минут работы, 10 минут отдыха.
Несколько раз в день можно делать передышку побольше (20–30 минут).
Выделяйте время на сервис:

Обязательно напишите в плане завтрак, обед и ужин.
Оставьте несколько блоков по полчаса на простые сервисные дела: позвонить родным или по личным делам, сделать себе чай, ответить на почту и другое.
Сделайте несколько окон для непредвиденных дел: не придётся перестраивать план дня, если появятся новые вводные.
Все эти дела в плане можно помечать просто «Сервис».
Выбились из плана — перепишите
Если вы сильно выбились из графика, худший вариант — ругать себя за то, что вы не укладываетесь в план. Ругать себя — самый верный способ удариться в чувства и загубить план окончательно. Лучшее решение — перестроить план. Оцените, сколько у вас осталось времени, выберите самые важные дела и постройте план заново. Если выбились из плана — 5 минут отдохнуть, расслабиться, потом ещё 5 минут — написать план заново, и начать с чистого листа.

Окончание работы с планом
Вечером подведение итогов. Важно поставить себе несколько оценок, насколько хорошо вы выполняли план. Например:

Насколько хорошо попадали в график? Оцениваем сами себя: от 1 до 10.
Средняя оценка эффективности — насколько хорошо сегодня работали?
Минимальная оценка эффективности — а были ли моменты, когда совсем халтурили?
Галочка — подготовили ли план следующего дня вечером?
Настройка на завтра
Настройку на завтра делайте перед самым сном.

Как быстро это работает
Первую неделю или две вы работаете на план. Потом планирование дня становится привычкой, и дальше оно работает на вас — помогает работать заметно эффективнее.
(Через неделю сравните среднюю эффективность работы первого дня и десятого).

Бодрое утро — залог успеха
План дня похож на велосипед. Когда вы разогнались, равновесие держится само, но если вы едете медленно, то велосипед грозит упасть то влево, то вправо. Для того, чтобы план работал, надо его правильно «разогнать». Насколько хорошо вы утром запустите свой план в работу, настолько качественно и эффективно пройдёт весь день.