Формула успеха за день

Автор: Александр Горбачев

Каждый из нас хотя бы иногда думает: вот если бы удавалось делать максимум возможного каждый день!  Может быть, существует какая-то «формула успеха», которая помогла бы нам этого добиться? В ходе консультационной деятельности я вывел следующие правила, позволяющие делать рабочий день максимально эффективным.

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

• Формализованность задачи
• Эффективность алгоритма или технологии
• Навык
• Входящие

Каждый из ползунков может находиться на шкале в любом положении, от самого нижнего до самого верхнего. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.

ФОРМАЛИЗОВАННОСТЬ ЗАДАЧИ

Насколько детально вам известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали,  и нет инструкции, как ее выполнять, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100%.

Описание бизнес-процессов на уровне организации выливается в должностные и технологические инструкции, иначе говоря, стандарты. Конечно, это зависит от того, чем занимается компания, но общее правило таково: чем более формализована деятельность, тем быстрее движется работа. Например, в ресторанах МакДональдс стандарты существуют буквально для всего – формализация близка к 100%. В сети Ростик’с руководство также уделяет внимание разработке и внедрению стандартов, но пока что степень формализации в этих отечественных ресторанах я оцениваю в 60-65%. В результате имеем наглядное доказательство действенности первого «эквалайзера» — в МакДональдс очереди движутся в три раза быстрее, чем в Ростик’с.

Но вернемся к нашей схеме. Чем выше вы поднимаете ползунки вверх и чем большее количество ползунков вверху, тем больше вы можете успеть перелопатить дел. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день работы. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все. Второй ползунок – эффективность алгоритмов.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ АЛГОРИТМОВ

Отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Не секрет, что  можно достичь одного и того же результата разными путями. Как дорога от дома до работы. Есть несколько маршрутов. Так вот, самый короткий маршрут – это и есть самый эффективный алгоритм.

К эффективности алгоритма относится как последовательность действий так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущая нумерация «001», «002» и т. д. до 100. Вы можете каждый файл переименовывать вручную. В этом случае вам придется совершить более 500 действий: выбрать мышкой файл, кликнуть Rename, набрать название, сохранить и т.д. Можете немного помочь себе, использовав Shortcut буфера обмена. Количество действий возрастет до 600, время на их выполнение немного уменьшится. Наконец, вы можете воспользоваться пакетным переименованием файлов с использованием специального программного обеспечения. В этом случае алгоритм будет выглядеть так:

1. Запускаем программу ACDSee
2. Выделяем мышью 100 файлов
3. На клавиатуре нажимаем F2
4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк»
5. На клавиатуре набираем «###»
6. Жмем Enter
7. Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих  время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем переименовывание «руками».

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер с принтером и первые текстовые редакторы. В России, кто помнит начало девяностых, это были Лексикон, МультиЕдит; принтеры были матричными. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться.

НАВЫК

Третий шкалик – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается навык с 7–9 повторений. Далее, с каждым успешным повторением, скорость работы будет выше при последующем выполнении.

При обучении информация проходит следующие стадии автоматизации. Вначале есть некие знания, которые мы усваиваем. После отработки в практикумах эти знания переходят на уровень умений. То есть когда я не только могу рассказать и ответить на вопросы по области знаний, а умею применять полученные знания для решения практических задач. Когда мы несколько раз решили практические задачи, то умения могут сформироваться в навыки. Навыки – более высокий уровень автоматизации, и они находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы можете выполнить задание «не задумываясь», то есть быстро и легко.

Критерий, разделяющий умения и навыки, – скорость выполнения и легкость выполнения. Если, решая задачу, вы делаете ее качественно и быстро и при этом не испытываете «головной боли», то у вас однозначно выполнение этой задачи происходит на уровне навыков.

Вершина пирамиды – привычки. Наш максимум. Привычка – когда вы уже не осознаете, почему это делаете и как делаете. Вы просто ТАК ДЕЛАЕТЕ.

Хорошую метафору привел один из участников тренинга. Если навык – это «могу копать, могу не копать», то привычка – «не могу не копать».

Что такое обучение? Это повышение степени автоматизации действий. Правило семи применительно к обучению гласит следующее: максимум нужно 5–9 раз повторить, чтобы  с одного уровня перейти на следующий. То есть 5–9 раз ответили на один и тот же вопрос – есть гарантия, что появились в голове знания. 5–9 раз применили полученные знания на практике – выработались умения. 5–9 раз выполнили задачу быстро – переходим на уровень НАВЫКОВ.

Только здесь есть одно «но». Чтобы выработались навыки, следует минимум одну календарную неделю применять на практике умения хотя бы один раз в день успешно. Навыки вырабатываются минимум за календарную неделю. Иногда у «особо одаренных» людей на выработку навыков уходит 2–4 недели. Это нормально, скорость развития индивидуальна. А вот если речь заходит о привычках, то здесь требуется уже 3 календарных месяца. Приведенные данные следует учитывать при нововведениях в своей жизни и жизни компании. Решили что-то поменять – в течение 3 месяцев держите заданный курс, несмотря ни на какие сопротивления. С каждым днем они будут ослабевать и к концу срока исчезнут вовсе – знак того, что действия достигли максимума, уровня привычек.

Понимая процесс автоматизации действий, мы можем им управлять. Главное правило: упражняйтесь и многократно повторяйте простые действия. Отрабатывайте то, что узнали, пробуйте на практике. Единственно ценные знания – которые полезны в практическом применении. Практика позволит быстрее выработать навыки – а только они действительно экономят наше время. Это относится не только к физическим действиям, таким как слепая печать, сортировка бумаг на столе, набор телефонных номеров на трубке. Это также применимо и для умственный операций, таких как принятие управленческих решений. Если руководитель принимал аналогичное решение десятки раз, то в очередной ситуации он примет решение гораздо быстрее, «на автомате». Как говорят сами боссы – «делаю выбор интуитивно». В нашей трактовке, управленческая интуиция – быстрое принятие качественный решений, на уровне подсознания.

ВХОДЯЩИЕ

Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? На схеме вверху 0% – внизу 100%. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале этот показатель должен быть равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

Самое важное — защитить свой рабочий день от прерывателей, «воров» времени. Для быстрого принятий мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним.

Самый распространенный тип «воров» времени – телефонные звонки. Чтобы минимизировать ущерб, который они наносят вашему рабочему времени, можно разработать сценарии реагирования на разные категории звонков, а также научиться быстро их категоризировать, чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему».

—————————————————-ВРЕЗКА————————————————

Категории телефонных звонков и сценарии «быстрого реагирования»

1. Личные Звонки
   1. Попросите говорить покороче
   2. Просите перезвонить в другое время
   3. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.
   4.  «Напиши все по SMS», или еще строже:«А если есть что по делу – пришли SMS»
2. Профессиональные звонки
   1. Звонки от руководства

1. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю»
2. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»

• В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить.(Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов).

1. Звонки от коллег

1. Взять трубку, поняв, что это задача не важная, переключить на автоответчик
2. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

• Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

1. Потребовать структурировано изложить суть

1. Звонки от клиентов

1. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»
2. Структурировано выслушать, быстро отвечать. Либо: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

• Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

————————————————-КОНЕЦ ВРЕЗКИ——————————————

Еще одна распространенная проблема, которая особенно часто встречается  в офисах open space — «внезапно пришел человек». Чтобы сократить потери времени, связанные с приемом неожиданных гостей, можно использовать несколько приемов. Например, вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение. Создать график приема посетителей. Выделить «дежурного менеджера», который будет их принимать. Организовать пространство для гостей, где они не будут мешать сотрудникам – переговорные комнаты и «комнаты ожидания».

Кроме неожиданных посетителей из «внешнего мира», в открытых офисах часто те, кто не занят, отвлекают своих соседей.  Интересное решение для этой проблемы было найдено в ульяновской компании «Дворцовый ряд», где сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит можно подходить, задавать вопросы.

Кроме коллег, в качестве источников постоянных помех часто выступают начальники и подчиненные. Например, в крупных компаниях от работы отрывают традиционно сложившиеся внеплановые совещания и сессии «летучек на 15 минут», которые затягиваются на часы. При рваном графике продуктивность работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально.

—————————————————-ВРЕЗКА————————————————

Вам назначили «Внезапное совещание». Сценарии «быстрого реагирования»:

1. Участвовать в совещании по телефону
2. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти в более комфортные условия
3. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов
4. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, таймер на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели
5. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов
6. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним
7. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
8. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием
9. Совместить встречу с коллегами с обедом.

————————————————-КОНЕЦ ВРЕЗКИ——————————————

Разрывают день и внеплановые распоряжения начальства. Если они появляются регулярно, можете попробовать предложить руководителю выставить приоритеты задач, а также установить «интервал ответственности» — промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. (Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя). Для убедительности можно фиксировать распоряжения начальника и показать ему это «досье» через неделю, указав, какая часть поручений была важной, но не срочной, а какая – действительно и важной, и срочной.

Конечно, эти советы применимы в основном к адекватному начальству. С не вполне адекватным можно попробовать справиться, наняв референта, который будет распределять поручения от руководителя подчиненным. Также можно дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала. Ну и, разумеется, неплохо помнить самим, что эффективность ваших подчиненных зависит от того, могут ли они поработать спокойно, без «входящих».

 Следующая группа прерывателей – сбои техники. Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Для того, чтобы успешно справляться с  мелкими и крупными технических неприятностями, можно, например, составить график контроля техники и проводить регулярный техосмотр. Так вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем». Не помешают и заранее подготовленные инструкции по исправлению проблем. Можно поручить офис-менеджеру следить за тем, чтобы в офисе всегда были запасные картриджи для принтера и пачки бумаги. Или подстраховаться, заключив договоренность с копи-центром об аренде оборудования или приоритетной печати.

Полезными, особенно для небольших компаний, оказываются описания инфраструктуры в радиусе офиса — где что можно купить, напечатать и т. д. Такой список можно просто повесить на стену, чтобы его можно было найти даже с неработающим компьютером.

Часто случаются сбои почтовых системам. На этот случай не помешает иметь резерв в виде почты на одном из бесплатных серверов. А чтобы сократить время поиска писем, удобно настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail.

К внешним факторам срыва рабочего графика относятся в первую очередь пробки, которые сегодня регулярно возникают во многих крупных городах России. Чтобы терять меньше времени, попытайтесь оптимизировать свою деятельность во время поездок, больше используйте возможности городского транспорта, обращайтесь к курьерским компаниям и такси.

—————————————————-ВРЕЗКА————————————————

Пробки на дорогах. Как минимизировать потери времени?

1. Практикуйте «параллельную» деятельность
   1. Сделать серию коротких звонков
   2. Используя фри-хендс, провести ряд длинных звонков
   3. Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.

• Прослушать аудиокниги

1. Следите за транспортным трафиком, советуйтесь со знакомыми водителями: в какое время бывают пробки, какие есть варианты объезда. Планируйте поездки в «беспробочное» время.
2. Встречи назначайте близко к метро.
3. Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас подвезу»
4. Чтобы избежать пробки вечером (после работы) – заведите абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идите заниматься спортом, а после занятий, когда уже пройдет час пик – домой!
5. Используйте «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доехать до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересесть на метро и ехать до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро)
6. Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (сегодня есть службы, предлагающие эту услугу за 118 руб. по Москве)

————————————————-КОНЕЦ ВРЕЗКИ——————————————

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация на 0%, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Если формализация высока, технологии эффективны, навыки наработаны практически до автоматизма и никто не отвлекает — то за день вы успеете сделать очень многое. Поэтому:

1. Формализуйте свою работу
2. Ищите и осваивайте новые технологии
3. Отрабатывайте навыки, переводите их в привычки
4. Защищайте свой день от входящих, «воров времени»

Это четыре направления, которые следует развивать. Разрабатывая каждое из этих направлений, совершенствуя их, вы сможете успевать каждый день все больше и больше выполнять дел. Как сказала одна из участниц тренинга по тайм-менеджменту: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR  заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.