info@syntone.ru   +7 (495) 507-8793

У меня нет времени…

Предприниматель. Эксперт по наведению порядка в бизнесе. Совладелец инжиниринговой, консалтинговой и тренинговой компаний.

У меня нет времени….

Мне кажется это один их ТОПовых «хитов», которые выдают ваши сотрудники. Особенно эта фраза режет ухо, когда вы собираетесь поставить архиважное поручение. А вам в ответ: «у меня нет времени». 2/3 руководителей это вводит в ступор или является универсальным поводом снижать нагрузку на персонал. Постойте минутку, я немного поспешил, давайте на время оставим сотрудника в покое. И перейдем к вам

Сколько раз за последнюю неделю вы сами сказали эту сакраментальную фразу?

Я вредный доктор, и скажу сразу. Если вас достало «у меня нет времени» от окружающих, начинать работать нужно с себя. Без метафизики, без сложных технологий, без ультрасовременных планировщиков. Просто запретить себе эту фразу в обиходе. Внести ее словарь «запрещенных фраз». На случай если данный вариант вас не возбуждает, попробуйте подготовительное упражнение. Замените «время» на «жизнь» в фразе «у меня нет времени». Зазвучит намного интереснее: «у меня нет жизни». А теперь можно перейти к вопроэ у

Как искоренить эту фразу у сотрудников

Здесь работу стоит разбить на 2 участка: диагностика и улучшение. Как вы думаете, что может стоять за этой фразой от сотрудника. Набросайте свои варианты. У меня получилось 3 основных версии:

Реально не хватает времени, ваш сотрудник объективно перегружен. Не факт что Нужной работой, но факт что перегружен тем, что вы же ему «дали».
Сотрудник не умеет эффективно организовывать свое время. Загруженность есть, работа похожа на бардак и вакханалию.
Это всего лишь одна из универсальных отмазок в копилке нашего «героя»
Нас причины (с вами) интересуют мало. К лечению, коллега

Лекарство №1: Инвентаризация занятости

Услышав эту фразу вы спокойно (мягко) по форме и твердо по содержанию отвечаете: «Отлично. Предлагаю разобраться с этой ситуацией. Возможно я (как шеф) где-то подбрасываю лишнего. А сделай-ка в ближайшие 3 дня хронометраж, чтобы мне легче было понять чем ты уже занят и где мне уменьшить нагрузку».
Комментируете что это только для того, чтобы ему помочь провести анализ «что убрать», «где найти резервы». И твердо стоите на своем, что без этого никак. На этом моменте очень помогает показать свои 1-2 дня хронометража (из истории).
Проводите анализ, помогаете разобраться, заодно сами посмотрите «как оно на самом деле». Не справитесь с анализом сами, позовите меня на помощь. Покажу на 3 днях хронометража как найти от 1-2 часов в день. Железно, готов поспорить!
Постепенно вводите в правило, что фраза «у меня нет времени» запрещена без 3 дней сквозного хронометража. Нет хронометража, нет разговора.
А дальше подключаем, по мере сбора статистики…

Лекарство №2: Нормативы трудозатрат

Мы когда-то с партнером проанализировали что установка и расключение розетки (электрической на 220 В) у худшего и лучшего электромонтажников может отличаться по трудозатратам в разы. Лучший электромонтажник это делал (оговоримся без замечаний) в 3,2 раза быстрее чем худший. Но самое интересное, что если понаблюдать за работой лучшего… И затем:

Разложить его действия на составляющие (шаги)
Описать как пошаговую технологию
Закрепить нормативы трудозатрат на каждый шаг. Например: сделать отверстие в стене с помощью … — 3 минуты, провести монтаж установочной коробки (для гипсокартона) под розетку – 1,5 минуты и т.п.
Научить других (в том числе и худших) этой технологии
Сделать стандартом
Периодически смотреть на то, как выполняются стандарты и улучшать их
Получается интересная история, разрыв между лучшими и худшими остается. Но значительно сокращается. А у вас (как менеджера) появляется твердая почва «под ногами» на случай если к вам приходит с сотрудник с волшебной фразой… У меня нет времени. Давай посмотрим чем сейчас занимаешься (3 дня хронометража), сравним твои трудозатраты с нашими плановыми (разберемся, обучим, подтянем). И спекуляций на тему времени станет значительно меньше.

Лекарство №3: втянуть людей в процесс постоянного улучшения

По части времени это будет касаться повышения производительности. Делать быстрее, больше, лучше за меньшее время. Возьмем пример. В нашем новом проекте «Контакт-центр» мы с коллегами запланировали ориентировочный норматив времени на обработку одного звонка оператором, включая формирование отчетности для нас и клиентов. По факту увидели, что это время превышается более чем на 65%. Стали разбираться и поняли что более половины уходит на заполнение отчета.

Как это можно «сжать» (ускорить, сделать быстрее)?

В нашем случае, решили что надо обучать всех операторов слепой печати. В этом случае, они смогу часть отчета формировать еще во время разговора (ключевые тезисы) и в целом работать с клавиатурой в 2-3 раза быстрее (и комфортнее).
Вторая точка роста – это упрощение формы отчета и его частичная автоматизация. С этой темой сейчас как раз и работаем.

В приложении к письму я приложил форму документа, на основании которого вы можете разработать свои нормативы трудозатрат. А чтобы вы еще сильнее замотивировались заняться этим делом, расскажу вам напоследок еще одну короткую историю.

Работаем с одной крупной компанией, оцениваем реальную занятость коммерческого персонала. До этого спрашиваю у ТОП-менеджера и собственника. «На сколько (в %) вы думаете загружены ваши продавцы?» Ответ: «Ну примерно % на 65 точно (есть с чем поработать)». Через неделю, на основании отчетов сотрудников и перевода статистики активности в минуты… Получаем среднюю загрузку персонала коммерческой работой – 17%. При нормальной для отрасли от 55%.

Так что не обольщайтесь, и вам есть с чем поработать.

Расскажите друзьям:

Похожие материалы
remove adware from browser