info@syntone.ru   +7 (495) 507-8793

ПРАВИЛО, КОТОРОЕ СЭКОНОМИТ РУКОВОДИТЕЛЮ (ВАМ) ОТ 1,5 ЧАСОВ В ДЕНЬ

Предприниматель. Эксперт по наведению порядка в бизнесе. Совладелец инжиниринговой, консалтинговой и тренинговой компаний.

Ограничьте свой «личный open space»

Есть такая концепция – открытого офиса (open space). Если посмотреть на современный мир коммуникаций и руководителя в нем, получится безграничный open space (открытое пространство). Что в этом опасного? Да вам просто некогда работать, в любой момент может поступить (и так происходит у большинства) звонок, SMS, новый e-mail, сообщение через мессенджеры и т.п. Давайте посмотрим каким способом можно было застать вас (руководителя), скажем…

В 1997 году

  • Позвонить вам на городской телефон (других еще не было), если последний у вас был
  • Прийти к вам в офис. А это требует времени, поэтому с пустяками особо не подходили
  • Написать вам традиционное (бумажное) письмо и отправить его по почте или с посыльным. А ответ ожидать несколько недель…

Что нужно было сделать руководителю в 1997 году, чтобы ограничить доступ к себе? Например, на время решения важных задач. Выдернуть шнур телефона из розетки или «переключить» входящие на сурового секретаря. Плюс ограничить доступ к двери, повесив табличку «Не беспокоить. Занят важными делами». Либо снова задействовав того же секретаря. Все, никаких высоких материй. Простая регулировка «доступа к телу». И как следствие быстрый переход в режим «я занят, не беспокоить».

Давайте посмотрим

Доступные способы «потревожить» вас в 2015 году:

  • Прийти к вам в офис. И если у вас действительно open-space со стеклянными стенами, никуда не денетесь
  • Узнать ваше расположение с помощью сервисов геолокации (определения местоположения) и «застать» вас перед входом на обед в ресторан
  • Позвонить через всегда открытый scype. Или другие, используемые вами мессенджеры. Он же сейчас у вас открыт, не правда ли?
  • Набрать сотовый или даже поставить автодозвон (через него же) если вы сразу не ответите.
  • На крайний случай отправить вам SMS (MMS, EMS). Или все сразу, чтобы уж железно не промахнуться…
  • Быстро набросать электронное письмо. А для устрашения поставить в копию вашего начальника. Как вам?

Страшная история из жизни руководителя

Работаем с проектом «Разработка и внедрение системы командного тайм-менеджмента» для большой компании. Консультирую одного из собственников. Несколько помощников (у него), уровень доходов — семизначные цифры, офис по последнему слову техники. А теперь о грустном… Нам на первых занятиях не удавалась поговорить более 5-10 минут без перерыва на звонки по сотовому. Когда мы ввели правило «телефон на беззвучный режим» во время работы, стало набираться 37 пропущенных вызовов за 1,5 часа. В таком режиме можно работать? Можно, есл и кое-что поправить. Через месяц количество звонок сократили почти в 2 раза и это не предел. А у вас есть варианты,

Как вам можно защититься от мира коммуникаций?

На случай работы с важной стратегической задачей, для примера. Почти никак. Если не рассматривать варианта «локального дауншифтинга». Уезжаем из офиса, отключаем все гаджеты и укрываемся в деревне у бабушки. Хотя говорят, что даже выключенный сотовый является идентификатором… Ладно, шутки в сторону.

Вопрос на размышление… Как вам, в этом мире доступных и легких коммуникаций, иметь возможность «уединиться» для решения важных задач? При этом не покидая офис и не «отключая» гаджеты. Подкину решение, нужно внедрить первое простое правило. А всего, для эффективной работе в команде, требуется от 7 до 15. В оригинале автора (я услышал от него, за что большое спасибо) – Глеба Архангельского оно звучит как

«Лестница не желательности коммуникаций»

Начнем сверху вниз. От менее предпочтительного к более предпочтительному варианту:

  1. Живое совещание (групповая встреча). Это наименее предпочтительная коммуникация. Время съедается с мультипликатором, равным количеству участников. 20 минут совещания с 6 руководителями. Это «языком затрат» 2 часа потраченного времени руководителей. А если они получают скажем по 90 000 рублей в месяц. С учетом ФОТ, НДФЛ, ЕСН (налоги такие) это около 1 200 рублей на решение вопроса (это без учета кучи косвенных потерь). Задача стоила того?
  2. Отдельная личная встреча. Тет-а-тет. Если можем поговорить лично, совещание не собираем. Убираем мультипликатор.
  3. Онлайн-встреча (видеоконференция по scype и т.п.). Если можем обойтись видеоконференцией, личных (живых) встреч не назначаем. Экономим время на дорогу и логистику.
  4. Звонок на городской или мобильный. Сначала пробуем решить вопрос по телефону. Тут отдельно стоит упомянуть, что звонок должен быть подготовленный (тема отдельного письма). Если не получается, поднимаемся «вверх». Онлайн-встреча следующий способ в списке.
  5. SMS-сообщение. Порой достаточно короткого сообщения с вариантами решения. Это не так сильно дергает коллегу по работе, как например звонок.
  6. Электронное письмо. Наименее отвлекающий способ коммуникаций, одновременно требующий дополнительных стандартов. Например, в течение какого срока надо обязательно ответить на входящее письмо. В одной компании это будет 4 часа, в другой 2 рабочих дня.
  7. Подумать «А надо ли кого-то отрывать от дела? А я сам смогу решить этот вопрос?». И это наилучшая коммуникация. Самостоятельная и ответственная. Ведь порой нас дергают по пустякам. Либо по вопросам, которые с вероятностью 90% могут решить сами.

Внедрением этого стандарта и предлагаю вам заняться на этой неделе. Сэкономите десятки драгоценных часов в неделю. И себе, и коллегам. А если будут трудности с «особенностью российского менталитета», «спецификой нашей компании», преодолением «культурного барьера», продажей самой идеи «ТМ-стандартов» ваших сотрудникам (в массы) — зовите на помощь.

В рамках корпоративного проекта «Точно в срок» мы разрабатываем и внедряем корпоративные стандарты тайм-менеджмента за период от 2-х до 4 недель. Хотите узнать как? Пишите в ответном письме, договоримся о скайп-встрече на 30 минут и обсудим как в вашей компании найти дополнительных 1-2 часа в сутки всем участникам процесса. А это от 23 до 46 часов в месяц в пересчете на сотрудника в месяц.

Т.е. речь идет об экономии 15-30% фонда оплаты труда ежемесячно

Расскажите друзьям:

Похожие материалы
remove adware from browser