info@syntone.ru   +7 (495) 507-8793

Правило, которое сэкономит руководителю (вам) от 1,5 часов в день

Предприниматель. Эксперт по наведению порядка в бизнесе. Совладелец инжиниринговой, консалтинговой и тренинговой компаний.

Ограничьте свой «личный open space»

Есть такая концепция – открытого офиса (open space). Если посмотреть на современный мир коммуникаций и руководителя в нем, получится безграничный open space (открытое пространство). Что в этом опасного? Да вам просто некогда работать, в любой момент может поступить (и так происходит у большинства) звонок, SMS, новый e-mail, сообщение через мессенджеры и т.п. Давайте посмотрим каким способом можно было застать вас (руководителя), скажем…

В 1997 году

Позвонить вам на городской телефон (других еще не было), если последний у вас был
Прийти к вам в офис. А это требует времени, поэтому с пустяками особо не подходили
Написать вам традиционное (бумажное) письмо и отправить его по почте или с посыльным. А ответ ожидать несколько недель…
Что нужно было сделать руководителю в 1997 году, чтобы ограничить доступ к себе? Например, на время решения важных задач. Выдернуть шнур телефона из розетки или «переключить» входящие на сурового секретаря. Плюс ограничить доступ к двери, повесив табличку «Не беспокоить. Занят важными делами». Либо снова задействовав того же секретаря. Все, никаких высоких материй. Простая регулировка «доступа к телу». И как следствие быстрый переход в режим «я занят, не беспокоить».

Давайте посмотрим

Доступные способы «потревожить» вас в 2015 году:

Прийти к вам в офис. И если у вас действительно open-space со стеклянными стенами, никуда не денетесь
Узнать ваше расположение с помощью сервисов геолокации (определения местоположения) и «застать» вас перед входом на обед в ресторан
Позвонить через всегда открытый scype. Или другие, используемые вами мессенджеры. Он же сейчас у вас открыт, не правда ли?
Набрать сотовый или даже поставить автодозвон (через него же) если вы сразу не ответите.
На крайний случай отправить вам SMS (MMS, EMS). Или все сразу, чтобы уж железно не промахнуться…
Быстро набросать электронное письмо. А для устрашения поставить в копию вашего начальника. Как вам?
Страшная история из жизни руководителя

Работаем с проектом «Разработка и внедрение системы командного тайм-менеджмента» для большой компании. Консультирую одного из собственников. Несколько помощников (у него), уровень доходов — семизначные цифры, офис по последнему слову техники. А теперь о грустном… Нам на первых занятиях не удавалась поговорить более 5-10 минут без перерыва на звонки по сотовому. Когда мы ввели правило «телефон на беззвучный режим» во время работы, стало набираться 37 пропущенных вызовов за 1,5 часа. В таком режиме можно работать? Можно, есл и кое-что поправить. Через месяц количество звонок сократили почти в 2 раза и это не предел. А у вас есть варианты,

Как вам можно защититься от мира коммуникаций?

На случай работы с важной стратегической задачей, для примера. Почти никак. Если не рассматривать варианта «локального дауншифтинга». Уезжаем из офиса, отключаем все гаджеты и укрываемся в деревне у бабушки. Хотя говорят, что даже выключенный сотовый является идентификатором… Ладно, шутки в сторону.

Вопрос на размышление… Как вам, в этом мире доступных и легких коммуникаций, иметь возможность «уединиться» для решения важных задач? При этом не покидая офис и не «отключая» гаджеты. Подкину решение, нужно внедрить первое простое правило. А всего, для эффективной работе в команде, требуется от 7 до 15. В оригинале автора (я услышал от него, за что большое спасибо) – Глеба Архангельского оно звучит как

«Лестница не желательности коммуникаций»

Начнем сверху вниз. От менее предпочтительного к более предпочтительному варианту:

Живое совещание (групповая встреча). Это наименее предпочтительная коммуникация. Время съедается с мультипликатором, равным количеству участников. 20 минут совещания с 6 руководителями. Это «языком затрат» 2 часа потраченного времени руководителей. А если они получают скажем по 90 000 рублей в месяц. С учетом ФОТ, НДФЛ, ЕСН (налоги такие) это около 1 200 рублей на решение вопроса (это без учета кучи косвенных потерь). Задача стоила того?
Отдельная личная встреча. Тет-а-тет. Если можем поговорить лично, совещание не собираем. Убираем мультипликатор.
Онлайн-встреча (видеоконференция по scype и т.п.). Если можем обойтись видеоконференцией, личных (живых) встреч не назначаем. Экономим время на дорогу и логистику.
Звонок на городской или мобильный. Сначала пробуем решить вопрос по телефону. Тут отдельно стоит упомянуть, что звонок должен быть подготовленный (тема отдельного письма). Если не получается, поднимаемся «вверх». Онлайн-встреча следующий способ в списке.
SMS-сообщение. Порой достаточно короткого сообщения с вариантами решения. Это не так сильно дергает коллегу по работе, как например звонок.
Электронное письмо. Наименее отвлекающий способ коммуникаций, одновременно требующий дополнительных стандартов. Например, в течение какого срока надо обязательно ответить на входящее письмо. В одной компании это будет 4 часа, в другой 2 рабочих дня.
Подумать «А надо ли кого-то отрывать от дела? А я сам смогу решить этот вопрос?». И это наилучшая коммуникация. Самостоятельная и ответственная. Ведь порой нас дергают по пустякам. Либо по вопросам, которые с вероятностью 90% могут решить сами.
Внедрением этого стандарта и предлагаю вам заняться на этой неделе. Сэкономите десятки драгоценных часов в неделю. И себе, и коллегам. А если будут трудности с «особенностью российского менталитета», «спецификой нашей компании», преодолением «культурного барьера», продажей самой идеи «ТМ-стандартов» ваших сотрудникам (в массы) — зовите на помощь.

В рамках корпоративного проекта «Точно в срок» мы разрабатываем и внедряем корпоративные стандарты тайм-менеджмента за период от 2-х до 4 недель. Хотите узнать как? Пишите в ответном письме, договоримся о скайп-встрече на 30 минут и обсудим как в вашей компании найти дополнительных 1-2 часа в сутки всем участникам процесса. А это от 23 до 46 часов в месяц в пересчете на сотрудника в месяц.

Т.е. речь идет об экономии 15-30% фонда оплаты труда ежемесячно

Расскажите друзьям:

Похожие материалы
remove adware from browser