info@syntone.ru   +7 (495) 507-8793

  • Главная
  • Книга
  • Как перестать прожигать время на бесконечных совещаниях

Как перестать прожигать время на бесконечных совещаниях

Предприниматель. Эксперт по наведению порядка в бизнесе. Совладелец инжиниринговой, консалтинговой и тренинговой компаний.

Где больше всего съедается времени, и бездарно сгорают тонны человеко-часов?

Если этот вопрос задать сотрудникам среднестатистической компании, многим придут на ум совещания (собрания, планёрки). Я, будучи директором строительной компании, один раз присутствовал на рекордном для меня (по длительности) совещании с 18 участниками. Оно шло около 9,5 часов. Половина участников прилетело утром из Москвы в Астрахань. 80% присутствующих – первые лица или владельцы компаний. Это люди, у которых стоимость часа «зашкаливает» за 4 000 рублей.

А теперь — внимание! На этом совещании было принято 3,5 решения. Как вам эффективность? Знакомо? Так в чем же основная причина такого сумасшедшего КПД? Я буду разбирать данную ситуацию (ниже), а вы посмотрите, может, тоже что-то знакомое у себя подметите.

Ошибка №1: мешается формат мероприятий в рамках одной групповой коммуникации

Поясню. Что было в рамках нашей 9-ти часовой встречи?

  • Сверялись в части выполнения прошлых задач по протоколу собрания. Но это было в начале, первые 15 минут.
  • Как только доходили до «кто-то что-то не сделал», переходили на «воспитание», крики, прессинг и давление.
  • В ответ на последнее (давление) тот, кто ему подвергался, начинал оправдываться, перескакивать на другую тему. И поднимал другую проблемную область, призывая всех срочно порешать его не типовые задачи.

И, если разобраться внимательно в примере выше, получился не самый удачный микс 3-х форматов групповых мероприятий. Ну давайте обо всем по порядку.

Что нам с вами (руководителям) нужно уметь делать в рамках совместных мероприятий

  • Поддерживать и управлять «Форматом».
  • Оперативно проводить план-факт анализа задач (проектов, занятости). Что планировали, что получилось?
  • Решать типовые задачи, перераспределяя нагрузку между коллегами по цеху. Типовые задачи – это те, которые раньше уже решались в вашей компании (отделе).
  • Управлять изменениями и поправлять стратегический вектор. А то получится: «Куда ты завел нас, проклятый Сусанин?!»
  • Развивать компетенции ваших сотрудников (знания, умения, навыки). Прокачивать их hard skills и soft skills. Это все, что касается тренерства, наставничества и обучения.
  • Побеждать не типовые задачи, которые подкидывает нам изменяющаяся со скоростью света внешняя среда.

Делать все это в формате одного (универсального) типа совместного мероприятия, как минимум, неэффективно. Поэтому, ваша первая святая обязанность:

Правильно подбирать формат мероприятия под решаемую задачу и не смешивать «2-в-1»

А их (форматов мероприятий), как мне кажется, всего 4:

  1. Плановое совещание (планерка, оперативка).
  2. Рабочая (стратегическая) сессия.
  3. Неплановое совещание в формате делового мозгового штурма.
  4. Внутренний микротренинг (обучение).

Осталось разобраться, каким видом мероприятий решается каждая из 6 вышеперечисленных задач. Что думаете? Пока вы набрасываете свой вариант решения, я предложу разобраться с обязательными характеристиками каждого из видов мероприятий. Поехали:

  • Цели мероприятия. Для чего данный формат предназначен? Как у сантехника — под каждый инструмент есть чётко очерченная область применений. И газовым (разводным) ключом не стоит подкручивать новенький смеситель. Как минимум внешний вид попортите…
  • Оптимальная цикличность совместного мероприятия. С какой частотой стоит делать? Человек – существо цикличное. Мы днём работаем, ночью отдыхаем. В середине дня нас каждый раз тянет пообедать. Так что плохого в том, чтобы мы привыкли каждый раз по пятницам собираться на еженедельную планерку? Великое дело – привычка.
  • Количество участников, которое обеспечит максимальную эффективность. Внимательные руководители замечали, что после определенного «порога по количеству» очень трудно управлять групповой коммуникацией.
  • Максимальная длительность мероприятия. При которой мы получаем лучшую отдачу (результат) на вложенное время.
  • Типовой регламент и структура. Это все, что касается следующих вопросов: кто и что делает до/в течение/после мероприятия, тайминг каждого блока и что (кто) за чем (кем) идет.

Я все это решил свести в одну таблицу и представить на ваш суд. Ниже моя гипотеза, без доказательств и научных фактов. Но подтвержденная на практике, методом сотен испытаний на себе и клиентах. Пользуйтесь на здоровье!

44

А вы посмотрите повнимательнее: всё, что вы делаете в течение дня и есть воплощение этих 6 задач (целей). Только я предлагаю вам всё это упаковать, сжать по времени и уложить в чёткий регламент. Тогда смотришь, время для более важных дел освободится. Попробуйте!Я слышу первые сомнения. При таком графике, когда же нам работать?! И так ничего не успеваем, а тут еще…

Да, чуть не забыл, у меня есть подарок!

  1. Готовый регламент еженедельной планерки-оперативки. Ваше руководство к действию. Это уже 14 редакция за последние 5 лет, мы его постоянно улучшаем. Адаптация под вас займет до 30 минут максимум.
  2. Готовый регламент ежегодной стратегической сессии с сотрудниками.
  3. Готовый регламент кружка качества (подверсия внутреннего обучения).
  4. Запись моего мастер-класса «Как проводить планерки на УРА за 15 минут».

Вы можете получить весь этот боекомплект при оплате участия в тренинге «Порядок в делах руководителя».

ПОЛУЧИТЬ ПОДАРОК

Жизнь большинства из нас, к сожалению, похожа на череду «геройских подвигов». Только слово «подвиг» я бы предложил заменить на «лужу дерьма». Это когда вы живёте от одного аврала к другому. От одной рекламации — к следующей. От одного сбоя — ко второму. Я же сторонник, как вы успели заметить, «системы». В которой вам (как руководителю) хватает времени на работу, жизнь, семью, друзей, хобби и развитие.

В ваших делах должна быть система, которую я приглашаю построить на ближайшем тренинге «Порядок в делах руководителя».

А если не можете выкроить в своем расписании 2 дня, приглашаю в формат личной работы с вами или (и) вашей компанией.

Заявки принимаются на shemyakin@resultat.consulting

Начать же предлагаю в ближайшие 2 дня с хорошего практического упражнения

  1. Запишите свое ближайшее совместное мероприятие на диктофон.
  2. Наберитесь терпения и прослушайте всё это от начала до конца. Просветление гарантирую!
  3. Подумайте, как можно было бы это сократить по времени хотя бы на 30%.
  4. Сделайте свой набросок регламента и внедрите его со следующей планерки.

Книга, которую стоит прочитать

Думаю, стоит почитать Майк Сонга «Революция совещаний: как перестать обсуждать и начать действовать». В отношении совещаний работает принцип Парето. 80% проблем порождаются всего несколькими причинами: ненужными встречами, отсутствием чёткого плана и повестки (регламента), техническими проблемами, рассеянностью внимания (особенно на виртуальных встречах), отклонениями от темы совещания и отсутствием плана действий по итогам совещания. Предприняв всего несколько простых действий по каждому из этих пунктов, вы сможете сэкономить массу времени и сил и добиться повышения продуктивности ваших рабочих встреч. Читайте и внедряйте.

Расскажите друзьям:

Похожие материалы
remove adware from browser